Od audytu do certyfikatu

Certyfikat Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001:2008
w zakresie działalności edukacyjnej, naukowo-badawczej oraz wychowawczej uczelni

Od czerwca 2009 roku do czerwca 2010 roku trwał proces przygotowań i starań
o uzyskanie certyfikatu Systemu Zarządzania Jakością według normy ISO 9001:2008
w zakresie działalności edukacyjnej, naukowo-badawczej oraz wychowawczej uczelni.
Cały proces odbył się dzięki pomocy finansowej z Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
współfinansującego realizowany na uczelni Projekt „Nowoczesna Uczelnia”.

Firmą pomagającą nam w przystąpieniu i uzyskaniu certyfikatu SZJ była szczecińska firma „Incert”.
INCERT jest niezależną firmą doradczo-szkoleniową powstałą w 2003 roku,
wyspecjalizowaną w dziedzinie systemów zarządzania oraz rachunkowości.
Charakteryzuje ją kilkunastoosobowy zespół specjalistów,
z bogatym doświadczeniem, którzy gwarantują obsługę ponad standardy istniejące na rynku.
Dzięki rozwiniętej sieci doradców realizują projekty w całej Polsce,
jak również poza granicami kraju.
Przedstawicielstwa firmy „Incert” znajdują się w większości dużych miast Polski:
w Szczecinie, Warszawie, Krakowie, Gdańsku i Wrocławiu.
Osobą ściśle współpracującą z uczelnią z ramienia firmy zewnętrznej był Pan Marcin Sowa.
Doświadczony trener/konsultant i jednocześnie czynny auditor międzynarodowej jednostki certyfikującej.
Pan Marcin wprowadził nas w system zarządzania jakością oraz owocnie przygotował do osiągnięcia celu,
jakim był certyfikat.
Był z nami przy każdym kroku: od momentu audytu wstępnego do momentu samego certyfikatu.
W ciągu roku na uczelni odbyły się liczne szkolenia na audytorów wewnętrznych (14 osób),
szkolenia kadry kierowniczej oraz szkolenia zespołu wdrożeniowego z zakresu Systemu Zarządzania Jakością, dokumentowania oraz wdrażania SZJ.
Wszystkie szkolenia były prowadzone przez Pana Marcina.

Starania o uzyskanie certyfikatu rozpoczęły się od pierwszego audytu wstępnego,
na podstawie którego uczelnia otrzymała całościowy raport.
Podstawowym celem raportu było wypracowanie obiektywnej oraz niezależnej oceny istniejącego systemu jakości.  
W trakcie wykonywania audytu wstępnego w Wyższej Szkole Filozoficzno-Pedagogicznej „Ignatianum” w Krakowie znaleziono wiele dowodów zgodności istniejącego systemu zarządzania z Wymaganiami Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej ISO dotyczącymi systemu zarządzania jakością w wersji ISO 9001:2008.
Dotyczą one przede wszystkim samej organizacji oraz identyfikacji głównych procesów.
Określone zostały następne kroki służące doprecyzowaniu wszystkich działań do osiągnięcia zamierzonego celu.

W sierpniu i we wrześniu 2009 roku przeprowadzone zostało szkolenie kadry zarządzającej,
w którym wzięły udział 24 osoby,
następnie  w październiku 2009 roku miało miejsce szkolenie z dokumentowania (6 osób),
w kwietniu 2010 roku odbyło się szkolenie audytorów wewnętrznych (14 osób).

W dniach 26-28 maja 2010 roku miał miejsce na uczelni pierwszy audyt wewnętrzny,
podczas którego audytowanych było 17 jednostek uczelni.
Jednostki sprawdzane były przez wyszkolonych we wcześniejszym etapie projektu audytorów wewnętrznych pod czujnym okiem opiekuna/konsultanta pracującego na zlecenie firmy „Incert”.
Podczas audytu stwierdzono kilka nieprawidłowości,
które zostały usunięte/skorygowane do momentu podejścia do właściwego audytu certyfikacyjnego.
Początkiem czerwca odbył się również pierwszy na uczelni przegląd kierowniczy,
po którym pozostało nam czekanie na właściwy audyt.

Właściwy audit certyfikujący został przeprowadzony dwuetapowo przez British Standards Institution Polska, globalnego wydawcę certyfikacji systemów zarządzania, obsługującego ponad 64 tys. certyfikowanych lokalizacji w ponad 120 krajach.
BSI ma wieloletnie doświadczenia z różnymi organizacjami, gdyż jest pierwszą niezależną jednostką certyfikującą, sięgającą swoją historią 1901 roku.
Współpraca z BSI umożliwia dostęp do najlepszych praktyk stosowanych w systemach zarządzania na całym świecie, poprzez  publikacje brytyjskich norm i studiów przypadku oraz produktów i usług informacyjnych wspomagających zarządzanie procesami.
Doświadczenie i wiedza, jaką oferuje BSI, są bardzo pomocne dla organizacji,
w celu osiągnięcia sukcesu w zarządzaniu krytycznymi decyzjami biznesowymi,
co w konsekwencji prowadzi do osiągnięcia funkcjonowania procesu stałego doskonalenia.
Wszystko to zapewnia, że BSI cieszy się bardzo dobrą reputacją,
słynie z niezależności, uczciwości i innowacyjności.

Od ponad 50 lat firma oferuje na całym świecie profesjonalne,
nowatorskie szkolenia i konferencje zapewniając jako ich lider dostęp do porad i wiedzy dotyczącej norm,
systemów zarządzania, doskonalenia biznesowego i uzyskiwania zezwoleń.
Szkolenia i seminaria kierowane są do zarządów, pełnomocników, auditorów
oraz grup wdrożeniowych i konsultantów zewnętrznych.

BSI działając na rynku polskim od początku lat osiemdziesiątych jako jedna z pierwszych międzynarodowych jednostek certyfikujących otworzyła swoje przedstawicielstwo w Polsce,
które obchodziło w styczniu 2009 roku dziesięciolecie.
Obecnie, jako BSI Management Systems Polska Sp. z o.o.,
koordynuje pracę trzech biur w Europie Centralnej i Wschodniej.

Podczas pierwszej fazy auditu, 9 czerwca 2010 roku, stwierdzono znaczny postęp
w działaniach sprzyjających uzyskaniu certyfikacji.
Nie stwierdzono żadnych, nawet małych niezgodności.
Auditowane obszary podczas wizyty uznane zostały za efektywne.

Celem drugiej fazy auditu było przeprowadzenie procesu certyfikacji.
W ramach tego auditu zweryfikowano, czy wszystkie elementy proponowanego zakresu certyfikacji
oraz wszystkie obszary normy są skutecznie objęte przez system zarządzania uczelni.
Stwierdzono dalszy postęp w działaniach sprzyjających uzyskaniu certyfikacji.
Zakres działań spełnia wymagania rejestracyjne zgodności z normą ISO 9001:2008,
dlatego też po zakończeniu procesu certyfikacji BSI rekomendowała wystawienie certyfikatu zgodności funkcjonującego Systemu Zarządzania Jakością z normą ISO 9001:2008 w zakresie działalności edukacyjnej, naukowo-badawczej oraz wychowawczej uczelni.
Regularne przeprowadzanie auditów nadzorczych zwiększy odpowiedzialność,
zaangażowanie oraz motywację załogi.

Do uzyskania certyfikatu przyczyniły się władze uczelni oraz aktywni pracownicy kilku jednostek na uczelni.
W tracie procesu certyfikacyjnego wyłoniony został z władz uczelni  Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością opiekujący się utrzymaniem SZJ na dalsze lata  funkcjonowania uczelni,
a także Koordynator ds. SZJ. Szczególne zasługi w przygotowaniu uczelni do podejścia do certyfikacji miały Anna Góra – Kierownik Sekretariatu Wydziału Pedagogicznego, Małgorzata Marecka – Zastępca Kierownika Sekretariatu Wydziału Pedagogicznego oraz Joanna Nosal – Kierownik Sekretariatu Wydziału Filozoficznego.

Ostateczną decyzję potwierdzającą otrzymanie certyfikatu otrzymaliśmy 29 czerwca 2010 roku.

Anna Kowalska