Procedury

WYDAWANIE DELEGACJI SŁUŻBOWYCH ORAZ PRZYJMOWANIE ICH DO ROZLICZENIA

1. Pracownik AIK planujący wyjazd służbowy finansowany ze środków subwencji na naukę albo ze środków projektowych powinien złożyć w Biurze Projektów podanie w sprawie delegacji podpisane przez dysponenta środków finansowych (Dziekana, Kierownika Projektu, Rektora AIK). Na podaniu powinno być wskazane źródło, z którego wyjazd służbowy ma zostać sfinansowany (numer zadania statutowego, numer projektu oraz pozycja w budżecie).
2. W przypadku, gdy wyjazd służbowy ma być realizowany z wykorzystaniem samochodu prywatnego, wnioskodawca powinien dołączyć do podania w sprawie delegacji zgodę Ojca Rektora na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych.
3. Po weryfikacji przez Pracownika Biura Projektów, czy wyjazd służbowy może być sfinansowany ze wskazanego przez wnioskodawcę źródła, wystawiane jest polecenie wyjazdu służbowego, jeśli środki pochodzące z tego źródła na to pozwalają.
4. Po powrocie z wyjazdu służbowego osoba delegowana powinna niezwłocznie (nie później jednak niż do 5 dni po powrocie z wyjazdu służbowego) złożyć w Biurze Projektów polecenie wyjazdu służbowego z potwierdzeniem uczestnictwa w konferencji, szkoleniu, kwerendzie itp. przez jednostkę przyjmującą (na blankiecie polecenia wyjazdu służbowego albo w postaci odrębnego certyfikatu lub zaświadczenia), udokumentowanym podpisem osoby upoważnionej oraz pieczątką.
5. Na odwrocie blankietu polecenia wyjazdu służbowego, osoba delegowana powinna wskazać godzinę rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu służbowego wraz ze wskazaniem środka transportu, z którego korzystała oraz poniesionych w związku z tym kosztów. Dodatkowo powinna złożyć oświadczenie dotyczące korzystania z komunikacji miejskiej, zapewnienia przez jednostkę przyjmującą wyżywienia (ze wskazaniem rodzaju {śniadanie, obiad, kolacja} oraz liczby zapewnionych posiłków dla każdego rodzaju odrębnie) oraz noclegu. Powinna też wskazać rachunek płatniczy, na który powinien nastąpić – jeśli będzie należny – zwrot kwoty z tytułu rozliczenia delegacji służbowej. 
6. W przypadku gdy osoba delegowana pobrała zaliczkę na delegację służbową, informację o tym wraz z podaniem kwoty zaliczki, należy zamieścić na odwrocie blankietu polecenia wyjazdu służbowego w przeznaczonym na to miejscu.
7. Pod oświadczeniami i informacjami składanymi przez osobę delegowaną na poleceniu wyjazdu służbowego, osoba ta powinna złożyć własnoręczny podpis oraz podać datę złożenia delegacji do rozliczenia w Biurze Projektów. Osoba przyjmująca delegację do rozliczenia sprawdza prawdziwość oświadczenia dotyczącego daty złożenia polecenia wyjazdu służbowego do Biura Projektów, przybijając pieczątkę: „data wpływu” lub czyniąc odpowiednią adnotację.
8. Jeżeli osoba delegowana posiada dokumenty poświadczające, że pokryła koszty wyjazdu służbowego z własnych środków (np. faktury za nocleg, bilety kolejowe), powinna dołączyć je jako załączniki do polecenia wyjazdu służbowego przeznaczonego do rozliczenia.  
9. Po przyjęciu kompletu dokumentów, pracownik Biura Projektów rozlicza krajową delegację służbową, a następnie przekazuje ją do Działu Księgowo-Finansowego celem weryfikacji oraz zwrotu należnej kwoty osobie delegowanej. W przypadku zagranicznej delegacji służbowej pracownik Biura Projektów przekazuje komplet dokumentów do działu Księgowo-Finansowego, którego pracownik dokonuje rozliczenia tej delegacji.
10. Uchybienie terminowi, o którym mowa w pkt 4, skutkuje brakiem możliwości rozliczenia delegacji.                

PROCEDURA OBIEGU FAKTUR

1. Faktura płatna ze środków Akademii Ignatianum w Krakowie musi być wystawiona dla:
Akademia Ignatianum w Krakowie; ul. Mikołaja Kopernika 26, 31-501 Kraków; NIP 676 168 7491
2. Do Biura Projektów, celem ich opisania, przyjmowane są faktury (opłacone lub do zapłaty) finansowane z następujących źródeł:
a) subwencji na naukę (przyznanych na konkretne zadania badawcze w ramach Wydziału Filozoficznego oraz Wydziału Pedagogicznego AIK),
b) środków finansowych projektów obsługiwanych przez Biuro Projektów. 
3. Do przekazywanej faktury należy dołączyć informację o numerze zadania badawczego lub numerze projektu wraz z pozycją budżetu, z której faktura ma być zapłacona (karteczka samoprzylepna lub numer wpisany ołówkiem).
4. Osoba składająca fakturę jest zobowiązana dołączyć do faktury rozpatrzony przez Biuro Zamówień Publicznych wniosek o udzielenie zamówienia publicznego, jeśli złożenie tego wniosku do Biura Zamówień Publicznych przed dokonaniem zakupu objętego fakturą było w danym przypadku wymagane (zob. ZARZĄDZENIE Rektora Akademii Ignatianum w Krakowie w sprawie stosowania w Akademii Ignatianum ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulamin udzielania zamówień publicznych w Akademii Ignatianum w Krakowie). 
5. Faktura bez dołączonego do niej wymaganego Zarządzeniem wniosku, o  którym mowa w pkt 4, NIE ZOSTANIE PRZYJĘTA przez Biuro Projektów do opisu i zatwierdzenia pod względem formalnym i rachunkowym.
6. W przypadku, gdy faktura została opłacona z własnych środków przez osobę realizującą zadanie projektowe lub finansowane ze środków subwencji na naukę, osoba ta jest zobowiązana do złożenia oświadczenia na odwrocie faktury, że pokryła koszt z własnych środków z prośbą o jego zwrot oraz podania numeru rachunku płatniczego, na który powinien nastąpić zwrot wydatkowanej przez nią kwoty. Pod oświadczeniem tym osoba ta powinna złożyć własnoręczny podpis wraz ze wskazaniem daty złożenia faktury w Biurze Projektów. Osoba przyjmująca delegację do rozliczenia sprawdza prawdziwość oświadczenia dotyczącego daty złożenia faktury do Biura Projektów, przybijając pieczątkę: „data wpływu” lub czyniąc odpowiednią adnotację.
7. Na fakturze/rachunku za zakupione książki tymczasowy ich Użytkownik składa podpis pod oświadczeniem o ich zwrocie do Uczelni po zakończeniu realizacji zadania badawczego/ projektu.
8. Po opisaniu faktury i jej zatwierdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym przez Biuro Projektów zostaje ona przekazana do zatwierdzenia pod względem merytorycznym przez właściwą w tym zakresie osobę (Dziekana, Kierownika projektu lub inną upoważnioną osobę). 
9. Po zatwierdzeniu faktury pod względem merytorycznym zostaje ona przekazana do Działu Księgowo-Finansowego do zapłaty, zaksięgowania i zarchiwizowania na czas określony
w umowie o dofinansowanie projektu. 
10. Faktury wystawione na Akademię Ignatianum za poniesione koszty na rzecz Uczelni należy rozliczyć w Dziale Księgowo-Finansowym do końca danego miesiąca, w którym nastąpił zakup. Dlatego też muszą być one doręczone z odpowiednim wyprzedzeniem do Biura Projektów celem ich opisania, a następnie uzyskania zatwierdzenia pod względem merytorycznym.